Voraussetzungen für eine GoBD konforme Kasse

Als Unternehmen trägt man die Verantwortung, dass die Kassenführung seit dem 1. Januar 2017 GoBD konform abläuft. Grundsätzlich müssen alle Kassenbewegungen täglich im Kassenbuch erfasst werden. Dabei wird auf eine lückenfreie Erfassung der Daten (fortlaufende Nummerierung) besonders viel Wert gelegt. Dazu gehören sowohl Kasseneinnahmen als auch -ausgaben, die nach dem Datum sortiert werden müssen. Wie bei der manuellen, gilt auch bei der elektronischen Buchhaltung: keine Buchung ohne Beleg!

Auch bei Privatentnahmen und -einlagen muss ein Beleg vorhanden sein. Bei fehlenden Belegen kann auch ein Eigenbeleg angelegt werden. Dies sollte allerdings nicht allzu oft passieren, da es beim Finanzprüfer Skepsis auslösen könnte und in weiterer Folge die Prüfung etwas präziser ausfällt. Zudem müssen alle gesammelten Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Unter die Aufbewahrungspflicht fallen unter anderem Originalbelege, Z-Bons, Kassenbücher und Aufzeichnungen, Kalkulationsgrundlagen und sonstige Unterlagen die zur Registrierkasse gehören. Kassenrollen sind davon ausgenommen.

Nach den Kasseneinnahmen bzw. -ausgaben ergibt sich der Sollbestand, sprich wie viel Geld sich in der Kasse befinden sollte. Dieser Betrag sollte mit dem Istbestand, also jenem Betrag der wirklich in der Kasse ist, übereinstimmen. Die Bestände müssen täglich abgeglichen werden. Bei Abweichungen muss die Differenz nachweisbar ausgewiesen werden. Es kommt natürlich vor, dass der Sollbestand nicht dem Istbestand entspricht.

Dabei sollten Sie bei Überschuss auf keinen Fall Geld aus der Kasse nehmen oder bei Fehlbeträgen Geld einzahlen, nur um den Kassenbestand auszugleichen. In der Praxis ist es für den Prüfer ganz normal, dass die Beträge nicht immer exakt übereinstimmen. In weiterer Folge darf bzw. kann der Kassenbestand nie weniger als null betragen (negativer Kassenbestand). Meistens deutet dies auf eine fehlerhafte Aufzeichnung der Belege hin und muss natürlich sofort aufgeklärt werden.

Bei Bareinnahmen, die den Betrag von 10.000 Euro überschreiten, sind zudem die Aufzeichnungspflichten des Geldwäschegesetzes zu beachten. Hierbei muss die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden.

Kassenabschluss mit einem Z-Bon erstellen

Bei Bargeld ist das Finanzamt von Vornherein sehr skeptisch, da man hier das größte Risiko für Steuerbetrug und Manipulation sieht. Aus diesem Grund, muss eine GoBD taugliche Kasse einen sogenannten Z-Bon erstellen können. Dabei handelt es sich um eine Quittung, auf dem der tägliche Kassenabschluss abgebildet und ausgedruckt wird. Gleichzeitig muss dann der Kassenbestand wieder auf null gesetzt werden. Dieser Kassenzettel wird im Kassensystem gespeichert und muss bei der Erstellung diese Inhalte erfüllen:

• Datum und Uhrzeit
• Name des Geschäfts
• Bruttobetrag
• Umsatzsteuersätze
• Fortlaufende Nummerierung der Quittung
• Vorgenommene Stornierungen
• Kassenbestand muss auf null gesetzt sein
• Zahlungart

Für Ihr Unternehmen stellt der Z-Bon eine wesentliche Vereinfachung der Kassenführung dar. Die Gesamtsummen dürfen nämlich ins Kassenbuch übertragen werden. Die Kasse muss dabei alle Daten über Bruttoeinnahmen, Stornierungen, Kassenentnahmen und Retouren lückenlos abspeichern und diese sollen jederzeit abrufbar sein. Außerdem müssen die verschiedenen Zahlungsarten, wie zum Beispiel Bar-, Scheck- oder Kartenzahlung, aufgelistet werden. Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Daten manipulationssicher sein müssen. Das heißt, die Daten dürfen nicht abgeändert werden bzw. wenn Veränderungen vorgenommen werden, müssen diese eindeutig ersichtlich sein.

Umstieg auf eine elektronische Registrierkasse

Da die GoBD ohnehin für sämtliche elektronische Kassensysteme gelten, lohnt es sich, die eigene Buchhaltung auf die Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen. Dabei soll herausgefunden werden, ob die Kasse GoBD konform ist. Wenn die Registrierkasse die Anforderungen nicht erfüllen kann, können sie mithilfe von Software-Updates umgesetzt werden.

Nachdem jährliche neue gesetzliche Voraussetzungen an die Registrierkasse gestellt werden,  ist es für Ihr Unternehmen sinnvoll, bereits jetzt auf die neuen Standards umzurüsten. Somit können Sie der Umstellung ganz entspannt entgegensehen. Für elektronische Kassensysteme werden jährliche neue Termine festgelegt, die ständig neue Veränderungen beinhalten.

Es gibt zwar noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland, dennoch kann das Unternehmen vom vorzeitigen Umstieg auf elektronische Kassensysteme profitieren. Zu den wichtigsten zählen:

• Übersichtliche Darstellung der Finanz- und Ertragslage des Unternehmens
• Rechnung können einfach und schnell erstellt und ausgedruckt werden
• Auswertung von Statistiken
• Professionelles Warenwirtschaftssystem
• Weniger bürokratischer Aufwand
• Zeitersparnis und professioneller Auftritt des Unternehmens gegenüber den Kunden

Je früher Sie auf eine GoBD Kasse umsteigen, desto besser. Ab dem 1. Jänner 2020 wird es ohnehin eine technische Sicherheitseinrichtung verpflichtend für alle Unternehmen geben. Spätestens dann werden offene Ladenkassen der Vergangenheit angehören. Unternehmen die sofort handeln, ersparen sich später viel Ärger und können sich den anstehenden Veränderungen deutlich schneller anpassen.